Preventiemedewerkers

voor mijn organisatie: Piekbelasting onder controle

Piekbelasting onder controle

Beschrijving
Bij piekbelasting is er plotseling extra veel werk. Dat kan bijvoorbeeld komen door extra klantvragen, onverwachte verstoringen, fouten in de planning of onverwacht te weinig personeel. Vooral als de piekbelasting medewerkers 'overkomt' en zij geen invloed hebben op de oplossing, kan het tot een te hoge werkdruk leiden. Met een goed en duidelijk beleid kan de piekbelasting en de gevolgen ervan gezond worden gehouden.

Effect
Piekbelasting voorkomen, of goede maatregelen om ermee om te gaan, kunnen de werkdruk fors doen afnemen. Ook kan de productiviteit stijgen, overwerk verminderen en de kwaliteit verbeteren.

Tips

  • Ga eerst goed na hoe vaak er in het bedrijf piekbelasting voorkomt en waardoor. Breng ook in kaart op welke manier er nu mee omgegaan wordt en wat daar voor- en nadelen van zijn.
  • Kijk daarna wat er mogelijk is om de piekbelasting te voorspellen. Piekbelasting op een bepaalde dag van de week? Of week van de maand? Rond feestdagen? Bij warm weer?
  • Ga vervolgens na hoe piekbelasting is te voorkomen of te verminderen, bijvoorbeeld door met de planning goed op de pieken in te spelen, of door de volgende aanpak:
    - Piekbelasting door extra klantvragen? Ga in overleg met je klant  om afspraken te maken over de te verwachten vraag.
    - De ene medewerker is de andere niet. Sommige medewerkers kunnen goed omgaan met plotselinge veranderingen door piekbelasting, andere hebben daar veel moeite mee. Houd bij inzet van medewerkers bij piekbelasting rekening met deze verschillen.
    - Stel prioriteiten: niet alles kan, als er piekbelasting is. Zijn er andere dingen die even kunnen wachten (uitstellen onderhoud, overleg en afstemming etc.)?
    - Merk je dat op een bepaalde afdeling overwerk structureel wordt? Overweeg dan om een extra dienst in te stellen, een extra medewerker aan te stellen of medewerkers van een andere afdeling bij deze afdeling in te zetten.
  • Als dat de piekbelasting onvoldoende oplost, ga dan na hoe je met verwachte én onverwachte piekbelasting het handigst om kunt gaan. Een aantal tips:
    - Andere teams springen bij.
    - Vrijwilligers voor overwerk worden gevraagd.
    - Medewerkers uit flexibele schil worden voor avonddienst gebeld.
    - Overweeg of een troubleshooter werkt in jullie situatie. Door een troubleshooter in te zetten, worden spoedkwesties efficiënter afgehandeld, zodat de kwaliteit van de service toeneemt.
    - Plan uw agenda nooit helemaal vol, zodat u ruimte houdt voor onverwachte zaken.
    - Kijk met elkaar naar de individuele mogelijkheden voor tijdelijk overwerk en het invoeren van flexibele begin- en eindtijden. Onverwacht werk kan dan beter worden opgevangen. Houd er rekening mee dat er ook werknemers zijn die werk- en privézaken zodanig combineren dat hun mogelijkheden om flexibel te werken en over te werken beperkt zijn.
  • Zorg dat je bij meerwerk door piekbelasting binnen de regels van de arbeidstijdenwet blijft.

Links / aan de slag
Er zijn meer oplossingen die kunnen helpen om piekbelasting te voorkomen:

  • Te vaak machinestoringen, probeer dit te verhelpen. 
  • Wil je de piekbelasting opvangen met uitzendkrachten of nieuwe medewerkers? Kijk dan ook eens bij "Begeleiding nieuwe medewerkers" in deze handreiking.
  • Zit de piekbelasting op één afdeling? Zorg ervoor dat medewerkers van andere afdelingen kunnen bijspringen. Zie ook "Taakroulatie" in deze handreiking.
  • Wellicht zijn er ook medewerkers die niet (meer) in de productie zitten en tijdelijk toch ingezet kunnen worden als de piekbelasting te hoog is. Maak vooraf afspraken over de criteria waaronder dat gebeurt en hoe zo'n beslissing afgestemd wordt. Dat voorkomt onduidelijkheid en het voorkomt dat door zo'n maatregel piekbelasting op een andere plek in het bedrijf ontstaat. Houdt daarbij rekening met respect voor elkaars rollen in de organisatie (medewerkers op de vloer versus medewerkers op kantoor).
  • Overweeg of een troubleshooter werkt. Door een troubleshooter in te zetten, worden spoedkwesties efficiënter afgehandeld, zodat de kwaliteit van de service toeneemt.

Bron: Arbocatalogus Pluimvee