Preventiemedewerkers

voor mijn team: Slimmer organiseren van het werk

Slimmer organiseren van het werk

Beschrijving
Veel werkdruk wordt veroorzaakt door vertragingen en verstoringen in het werkproces. Vertragingen kunnen bijvoorbeeld ontstaan doordat werknemers moeten wachten op acties, informatie of halffabricaten van anderen voordat ze verder kunnen met hun eigen werk. Verstoringen kunnen bijvoorbeeld ontstaan doordat de informatie of halffabricaten niet aan de eisen voldoen, zodat er niet mee te werken is. Een analyse van het werkproces (van input via throughput naar output) kan verstoringen en vertragingen aan het licht brengen.

Effect

  • Verstoringen en vertragingen kosten tijd. Als ze verholpen zijn, zullen werknemers meer tijd hebben hun werk te doen. Werkdruk en tijdsdruk zullen afnemen.
  • Een beter georganiseerd werkproces zal ook de productiviteit verbeteren.
  • De tevredenheid van werknemers neemt toe.
  • De sfeer zal verbeteren.

Tips

  1. Bij onduidelijke werkprocessen, knelpunten in werkprocessen, werkprocessen zijn niet ‘slim’ ingericht:
  • Beschrijf werkprocessen: wie moet wat doen, wanneer en hoe moet het worden gedaan. Stel vast welke werkzaamheden overbodig zijn (dubbele bewerkingen, terugkerende herstelwerkzaamheden, overbodige controles).
  • Stel effectieve werkmethoden en ‘best practices’ vast en bespreek deze met medewerkers, bijvoorbeeld in het werkoverleg.
  • Bekijk of één of enkele medewerkers een projectgroepje ‘slim werken’ willen opzetten, gericht op het oplossen van knelpunten in werkprocessen.
  • Analyseer het werkproces en voer een herstructurering in. Betrek hierbij zo nodig externe deskundigheid.
  1. Bij stagnatie in projecten, of onderbesteding van budget:
    Stel een versnellingsmanager aan: deze bewaakt de voortgang van enkele projectdossiers en kan ingrijpen wanneer vertraging dreigt.
     
  2. Als informatie die nodig is voor het werk onduidelijk of onvolledig wordt doorgegeven:
    Maak de eisen over aanlevering van informatie expliciet en leg ze vast op een informatiekaart waarop staat welke informatie van belang is, waarom, voor wie, wanneer het beschikbaar moet zijn en wie aanlevert. Medewerkers kunnen dit als een soort checklist gebruiken bij nieuwe opdrachten.

     
  3. Als informatie die nodig is voor het werk niet snel te vinden is:
  • Bespreek met de afdeling automatisering of het mogelijk is om een gezamenlijke opslagplaats te creëren die vanaf elke computer toegankelijk is. Hier kan informatie staan die voor iedereen van de afdeling nuttig is (het beheer moet in handen zijn van één persoon).
  • Zorg dat er tenminste één persoon in het team is die goed weet waar informatie te vinden is en die benaderbaar is voor medewerkers (bijvoorbeeld uzelf als leidinggevende).
  • Wissel in het werkoverleg uit:
    - wie het beste archiefsysteem heeft;
    - wie tips heeft voor het ordenen van documenten in directories op de computer;
    - wie tips heeft voor het ordenen van e-mail in folders (in plaats van alles op één hoop in de inbox).
  • Leg medewerkers uit hoe Outlook optimaal kan worden ingesteld (bijvoorbeeld hoe e-mail automatisch wordt voorgesorteerd in folders).
  • Nodig een deskundige uit (bijvoorbeeld iemand van het archief) om in het werkoverleg tips te geven hoe je het beste informatie kunt sorteren en toegankelijk maken.
  • Maak een showplankje op de afdeling waar u belangrijke informatie neer kunt zetten.
  • Bekijk of het mogelijk is om op intranet een plek te creëren voor afdelingsinformatie.
  1. Bij storingen in geautomatiseerde systemen of andere hulpmiddelen: Bundel signalen over storingen en geef ze door aan de verantwoordelijke, zodat duidelijk wordt wat de omvang van de storingen is en welke storingen zich vaak voordoen.
     
  2. Als knelpunten die een afdelingsbrede bespreking vereisen tussen leidinggevende en medewerkers onvoldoende ter tafel komen:
  • Verbeter de structuur (gebruik van een agenda, verslag, actielijst) en de effectiviteit (tweerichtingsverkeer) van het werkoverleg.
  • Maak problemen bespreekbaar door (korte) vragenlijstonderzoekjes uit te voeren naar ernst en aard van knelpunten. U kunt ook gebruik maken van de gegevens uit de RI&E of het medewerkerstevredenheidsonderzoek.
  • Benoem één van uw medewerkers tot aanjager 'slim en plezierig werken' die – eventueel na een korte opleiding – kan fungeren als waakhond voor de afdeling en vraagbaak voor collega's.
  • Bekijk of u een aantal 'vroege indicatoren voor knelpunten' kunt vinden waarmee u de vinger aan de pols kunt houden (bijvoorbeeld: aantal ziekmeldingen, aantal gemiste deadlines of -termijnen, verloop etcetera). Wanneer deze indicatoren in het rood staan weet u dat u actie moet ondernemen.
  1. Bij onduidelijke verdeling van werk binnen de afdelingen:
  • Laat opdrachten centraal binnenkomen (bijvoorbeeld bij één contactpersoon of één mailadres) en verdeel het werk centraal, bijvoorbeeld in het werkoverleg
  • Verbeteren werkprocessen / beter of anders organiseren: Je werk beter of anders organiseren kan werkdruk verminderen of wegnemen. Krijg je als leidinggevende signalen dat het werkproces tot onaanvaardbaar grote werkdruk leidt? Dan is een systematische aanpak in stappen zinvol:

    1. Weten: Ga samen met de betrokkenen na óf, en zo ja, wáár het werkproces, de werkmethode of de volgorde van taken voor verbetering in aanmerking komen.
    2. Wegen: Zoek naar alternatieven. Vraag de werknemers zélf met oplossingen te komen en vertel duidelijk welke oplossingen wél en welke niet realiseerbaar zijn, en waarom. Weeg de alternatieven met plus- en minpunten tegen elkaar af.
    3. Werken: Voer de nieuwe aanpak in en zorg voor goede communicatie naar de mensen voor wie de nieuwe aanpak geldt.
    4. Waken:  Evalueer de nieuwe wijze van werken na verloop van tijd. Pas zo nodig de organisatie van het werk weer aan.

Links / aan de slag

Bron: DeArbocatalogus.nl