Preventiemedewerkers

voor mijzelf: Communicatie en samenwerking verbeteren voor leidinggevende

Communicatie en samenwerking verbeteren

Beschrijving

Samenwerken... met verschillende mensen, met verschillende verwachtingen, verschillende communicatiestijlen, onder hoge tijdsdruk...het kan best lastig zijn! Zeker als u elkaar nodig heeft om een product te maken en als u daarbij afhankelijk bent van elkaar en elkaars planning. Is de samenwerking niet optimaal? Bespreek het eens open met elkaar. Of overweeg een workshop of training.

Effect
In een ideale situatie begrijpen medewerkers en leidinggevende elkaar en vullen ze elkaar aan in hun diversiteit. Verwachtingen zijn duidelijk en teleurstellingen worden voorkomen. Medewerkers vragen elkaar zo nodig om hulp en zijn bereid om werk van elkaar over te nemen. Bij een prettige samenwerking en duidelijke communicatie ervaren medewerkers minder werkdruk. De productiviteit neemt toe, teleurstellingen nemen af en het vermogen elkaar te stimuleren wordt groter.

Tips

  • Hoe beter u uw medewerkers kent, hoe makkelijker u hen als team kunt laten samenwerken. Ga bijvoorbeeld eens na welke teamrollen uw medewerkers graag hanteren.
  • Organiseer eens een creatieve brainstormsessie om op een luchtige en efficiënte manier tot een stuk of drie verbeterpunten te komen.
  • Afspraken maken over ondersteuning: Maak binnen je team, waar zinvol en mogelijk, afspraken met collega's over wederzijdse ondersteuning. Bijvoorbeeld dat bij piekdrukte collega’s bij elkaar bijspringen.
  • Taken samen uitvoeren: Laat werknemers samen aan een taak werken, dit vergroot de mogelijkheden voor collegiale ondersteuning. Binnen de branche wordt al vaker gewerkt met duo functies- of duobanen: twee mensen op één unit.
  • Consequente registratie: Voorwaarde bij deze twee punten is dat overdracht van het werk gemakkelijk te realiseren is, dus dat er sprake is van consequente invoer van gegevens in een gemeenschappelijk registratiesysteem. Anders komt de overdracht in de knel.
  • Prikkels van ‘buiten’:  Je kunt overdracht van het werk verder vergemakkelijken door het extra te belonen, bijvoorbeeld als overuren in plaats van tijd voor tijd. Algemeen geldt dat samenwerking bevorderd kan worden door het creëren van gemeenschappelijke doelstellingen gekoppeld aan variabele beloning of een bonus. Vergeet niet dat dit slechts een ‘prikkel van buitenaf’ is: neem je ‘m weg, dan is de kans groot dat het gedrag terugvalt in de oude routine. Een bestraffing – ofwel malus – werkt bijna nooit. Zoek dus altijd als eerste naar mogelijkheden om de echte bereidheid bij de betrokkenen om samen te werken te vergroten: ‘prikkels van binnen’.
  • Prikkels van ‘binnen’: Zo’n prikkel van binnen kun je creëren door een aansprekende missie en uitdagende – haalbare! – doelen. Zorg voor een missie of doel waarvoor iedereen in het team zich gezamenlijk in wil zetten.
  • Problemen in het team oplossen: Zorg voor regelmatig werkoverleg tussen je werknemers en jou als leidinggevende. Dit vergroot de mogelijkheden om problemen samen op te lossen. Met welke frequentie het werkoverleg plaatsvindt, hangt af van de situatie, behoefte en noodzaak in je organisatie. Maak altijd vooraf een agenda en vraag naar aanvullingen. Doe verslag van de gemaakte afspraken. Vaak is dat veel effectiever dan een uitgebreid verslag dat toch niet gelezen wordt. Plan de werkoverlegdata een jaar vooruit, zodat afzeggen tot een minimum beperkt wordt en de aanwezigheid hoog is.
  • Problemen tussen afdelingen oplossen: Bespreek problemen in de samenwerking tussen jouw afdeling en andere afdelingen met de betrokken werknemers en leidinggevenden. Zoek naar oplossingen, breng ze naar de werkvloer en evalueer ze met betrokkenen op een vooraf bepaald moment.
  • Goed contact met individuele werknemers: Voor een goed draaiend team is goed contact tussen jou als leidinggevende en je medewerkers essentieel. Bovendien voorkomt een soepele relatie werkstress: het Instituut voor Stress Preventie (ISP) onderzocht wat de grootste stressoren op de werkplek zijn en bovenaan staat de leidinggevende. Hij wordt gevolgd door toekomstonzekerheid, collega’s en te veel werk. Hoe lastig het misschien ook is, bespreek het tijdig met je eigen leidinggevende als je het gevoel hebt dat de relatie met je medewerkers tekortschiet. Doe je dit niet, dan bestaat de kans dat je je draagvlak en status binnen de groep kwijtraakt en je alleen nog maar zaken gedaan kan krijgen door je medewerkers achter de broek te zitten. Dat is voor jou zelf erg vermoeiend, en het gaat ten koste van de productiviteit en kwaliteit van de dienstverlening van je organisatie. Bovendien loop je het risico dat medewerkers op zoek gaan naar een andere baan. Er bestaan veel manieren om je functioneren als leidinggevende te verbeteren, van individuele coaching tot opleiding en management trainingen. 
  • Informele verhoudingen verbeteren: Ook al creëer je als leidinggevende op allerlei manieren functionele samenwerkingsverbanden, als de informele arbeidsverhoudingen niet goed zijn, dan blijft samenwerking op een bepaald niveau steken. Zorg dat goede informele contacten ontstaan met teamuitjes, personeelsfeestjes en teambuilding. Geef zelf het goede voorbeeld: toon betrokkenheid. Neem de tijd om te luisteren naar problemen van mensen, zorg dat je verjaardagen niet vergeet, stuur samen met je werknemers kaartjes naar collega’s die zich ziek gemeld hebben, et cetera.

Links / aan de slag

  • Informatie over de teamrollen van belbin en andere tips om de samenwerking te verbeteren vindt u hier
  • Er zijn verschillende mogelijkheden externe ondersteuning in te roepen. 

Bron: Arbocatalogus vaste medewerkers uitzendbranche en Arbocatalogus contactcenters

Deze oplossing is ingedeeld in: