Preventiemedewerkers

voor mijn team: Vergroten van de regelmogelijkheden van werknemers Print oplossing 3

Vergroten van de regelmogelijkheden van werknemers voor leidinggevende

Beschrijving
Het gaat bij werkdruk niet alleen om eisen waaraan werknemers moeten voldoen, maar ook om de (regel)mogelijkheden die werknemers hebben om aan de eisen te voldoen. U kunt de regelmogelijkheden van werknemers vergroten door ze meer vrijheid te geven bij:

  • het indelen van hun eigen tijd.
  • het bepalen van de werkvolgorde.
  • het bepalen van het tempo waarmee ze hun werk doen.
  • de keuze van de manier waarop ze hun werk aanpakken.

U vergroot de regelmogelijkheden ook door samenwerking te stimuleren. U kunt dat doen door ervoor te zorgen dat werknemers:

  • niet (te vaak) alleen werken.
  • met elkaar over de inhoud van hun werk kunnen praten.
  • elkaars werk kunnen overnemen als dat nodig is.
  • met problemen ook bij de leidinggevende terecht kunnen.

Effect

  • Als werknemers meer regelmogelijkheden hebben, zullen ze (zelf) beter in staat zijn knelpunten snel op te lossen. Ze zullen in hun werk minder last hebben van deze knelpunten. Werkdruk en tijdsdruk zullen afnemen.
  • Als werknemers meer vrijheid hebben hun eigen tijd in te delen, dan zal dit een eventuele onevenwichtigheid tussen werk en privé verminderen.
  • Sneller oplossen van knelpunten zal het werkproces efficiënter maken.
  • De tevredenheid van werknemers neemt toe.
  • Het stimuleert de ontwikkeling van werknemers.

Bij meer regelmogelijkheden:

  • leidt hogere werkdruk minder snel tot vermoeidheidsklachten (werknemers met weinig regelmogelijkheden lopen 1,5 tot 1,8 maal meer kans op vermoeidheidsklachten).
  • zijn er meer mogelijkheden om taken af te wisselen en is er daardoor minder kans op RSI/CANS.
  • kan een werknemer incidenteel overwerk voorkomen, doordat hij kan schuiven met werkzaamheden.
  • is een werknemer beter in staat zijn eigen problemen op te lossen, wat vaak motiverend werkt.
  • kan een werknemer beeldschermwerk waar mogelijk afwisselen met andersoortige taken of pauzes.
  • kunnen werknemers hun werktempo beter aanpassen en daardoor efficiënter gebruikmaken van hun energie.
  • kunnen negatieve gevolgen van te hoge werkdruk worden opgeheven als een werknemer voldoende regelmogelijkheden heeft. Tegelijkertijd leveren kleine problemen al snel werkstress op als een werknemer te weinig regelmogelijkheden heeft.

Wettelijke eisen: De inrichting van de arbeidsplaatsen, de werkmethoden, de bij het werk gebruikte arbeidsmiddelen en de arbeidsinhoud worden, zoveel als redelijkerwijs kan worden gevergd, aangepast aan de persoonlijke eigenschappen van werknemers. De leidinggevende voert een beleid dat is gericht op het voorkomen of als dat niet mogelijk is, beperken van overmatige psychosociale arbeidsbelasting.

Aanbevelingen: Regelmogelijkheden vergroten de mogelijkheden om zelfstandig te functioneren en dit motiveert werknemers. Het is daarom wenselijk om in functies zoveel mogelijk regelmogelijkheden ter beschikking te stellen die passend zijn voor de functie en aansluiten bij de competenties van de werknemers.

Onder regelmogelijkheden verstaan we de speelruimte en bevoegdheden die een werknemer heeft om het werk zelf in te delen en problemen op te lossen, zoals:

  • het inschakelen van hulp.
  • de keuze voor een eigen werkmethode.
  • de keuze voor een eigen werkvolgorde.
  • het bepalen van eigen werk- en rusttijden.
  • de keuze om vanuit huis te werken.

Regelmogelijkheden zijn energiebronnen. In het algemeen geldt: hoe meer regelmogelijkheden, hoe meer mogelijkheden er zijn om ongezonde werkstress en RSI/CANS te voorkomen. De regelmogelijkheden moeten wel in balans zijn met de regelcapaciteit van de werknemers en passen in de mogelijkheden die het werkproces biedt.

Tips
Regelmogelijkheden en regelcapaciteit horen in balans te zijn. Te weinig mogelijkheden (een werknemer die niets mag, maar dat wel wil) of juist te veel (een werknemer die alles zelf uit moet zoeken en behoefte heeft aan structuur) kunnen allebei belastend zijn.

  • Geef werknemers waar mogelijk voldoende zelfstandigheid bij het bepalen van de werkvolgorde, de werkmethode, het werktempo en mogelijkheden om vanuit huis te werken. Regelmogelijkheden motiveren werknemers en maakt ze zelfstandiger. Hierdoor hoef je als leidinggevende minder bij te sturen en te controleren. Wil je toch weten als werknemers bepaalde regelmogelijkheden gebruiken? Maak daar dan afspraken over (bijvoorbeeld in de elektronische agenda noteren als een werknemer thuis werkt).
  • Er is een grens aan de werklast (in kwaliteit of kwantiteit) die werknemers aankunnen. Als de werklast toeneemt, is het extra belangrijk om de regelmogelijkheden mee te laten groeien. Anders wordt het risico dat werknemers vastlopen steeds groter, vooral voor werknemers met een lage belastbaarheid.
  • Informeer werknemers over de bestaande regelmogelijkheden en verleid ze deze zo optimaal mogelijk benutten. Coach hen zo nodig hierbij om hun kennis en vaardigheden te vergroten.
  • Niet iedere werknemer heeft dezelfde behoefte aan regelmogelijkheden, en niet iedere werknemer is in staat hiermee om te gaan. Houd daar rekening mee.
  • Vraag zo nodig hulp van de Arbeids en organisatie (A&O)-deskundige van de arbodienst, voor advies over de mogelijkheden.

Extra info

  • De oplossing "Duurzame functies" geeft meer informatie over het aanpassen of herontwerpen van functies.
  • Op "Psychisch&Werk" staat meer over de gevolgen voor de werknemer als er te weinig regelmogelijkheden zijn.
  • Bekijk ook eens informatie over Het Nieuwe Werken (HNW). HNW vergroot in het algemeen de regelmogelijkheden van werknemers.

Benodigde inspanning

  • Analyseer samen met werknemers én managers wat werknemers nodig hebben om knelpunten op te lossen (‘Hoe kan een werknemer worden ondersteund om het probleem op te lossen?').
  • Maak samen met werknemers én managers afspraken over regelmogelijkheden. Als oplossingen ook effect hebben op andere afdelingen, betrek vertegenwoordigers van deze afdelingen bij het project.

Succes- en faalfactoren

  • Voor deze maatregel is de betrokkenheid van managers heel belangrijk! Meer vrijheid voor werknemers betekent dat managers meer moeten loslaten. Niet alle managers zal dat eenvoudig afgaan.
  • Werknemers moeten leren (goed) gebruik te maken van regelmogelijkheden.
  • Besteed ook aandacht aan ‘de cultuur’ in het bedrijf (wat hoort hier, wat mag hier, wat is hier gebruikelijk?).
  • Werknemers zullen over de informatie moeten kunnen beschikken die ze nodig hebben om zelf beslissingen te nemen.
  • Het kan nuttig zijn een arbeids- en organisatiedeskundige (A&O-deskundige) in te schakelen.

Links / aan de slag
Zie voor voorbeelden het Werkboek werkdruk en werkstress  (deel 1 uit de reeks werkboeken Arboconvenant Gemeenten).

Bron: DeArbocatalogus.nl

Deze oplossing is ingedeeld in: