Preventiemedewerkers

voor mijzelf: Werken aan minder werkdruk - Actieplan: de vijf W's Print oplossing 91

Actieplan: de vijf W’s

Beschrijving
Wilt u in uw organisatie aan de slag om werkdruk en werkstress terug te dringen? Dan adviseren we u gebruik te maken van de vijf W’s: Willen, Weten, Wegen, Werken en Waken. Het voordeel van deze methodiek is dat u kiest voor een structurele aanpak met een maximale kans op succes. Bovendien maakt deze aanpak het u gemakkelijker om het proces te bewaken.

Hieronder ziet u wat de vijf W’s inhouden:

  • Willen: Wat wilt u met werkdruk?
    Om te beginnen legt u vast wat uw ambitie is ten aanzien van werkdruk en welke doelen u nastreeft. Stem deze intenties af met OR of PVT. Geef daarbij aan wat werkdruk en werkstress te maken hebben met de hulpverlening aan de cliënten en goed werkgeverschap. Uit uw analyse kan bijvoorbeeld blijken dat werkdruk leidt tot minder tevredenheid bij medewerkers en cliënten. Omdat tevredenheid bij medewerkers en cliënten een belangrijke indicatie is van het succes van uw organisatie, vindt u het belangrijk systematisch met werkdruk aan de slag te gaan.
    In een intentieverklaring kunt u aangeven wat de organisatie wil met werkdruk en werkstress.
     
  • Weten: hoe staat het ervoor met de werkdruk binnen uw organisatie?
    U hebt gegevens verzameld over werkdruk en werkstress en u hebt deze met uw medewerkers besproken.
     
  • Wegen: wat heeft prioriteit bij de aanpak van werkdruk?
    Op basis van de verzamelde gegevens kunt u prioriteiten stellen en maatregelen invoeren. Hierover voert u overleg met de OR of WVT. Bij uw afweging kijkt u naar het belang van de maatregelen, het aantal medewerkers dat ervan profiteert en de tijd en moeite die het kost om de maatregel in te voeren. Zorg ervoor dat er quick wins bij zijn (activiteiten die met beperkte inspanning een snelle verbetering opleveren). Quick wins vergroten de motivatie en het draagvlak voor uw plannen!
    Hoewel het zinvol is de medewerkers te betrekken bij de afweging, bent u zelf verantwoordelijk voor besluiten over de maatregelen en het actieplan. U maakt een globale inschatting van het budget dat nodig is om de maatregelen uit te voeren. Houd hierbij ook rekening met niet-productieve uren door toegenomen werkoverleg, intervisie en trainingen.
     
  • Werken: wie gaat wat doen en wanneer?
    In een actieplan stelt u vast welke maatregelen u wilt invoeren. U stemt dit actieplan af met de OR of PVT. Daarbij legt u vast wie wat wanneer gaat doen. Maak hierbij goed gebruik van de bestaande personeelsinstrumenten (denk aan werkoverleg, functioneringsgesprekken, werving en selectie, loopbaanbeleid en personeelsplanning). Geef ook aan welk budget er (eventueel) per maatregel beschikbaar is.
    Bij het bepalen van welke maatregelen in uw situatie relevant zijn, kunt u altijd een beroep doen op uw medewerkers. Zij weten precies hoe de werksituatie is en welke knelpunten een rol spelen. Door samen met hen te analyseren wat de achterliggende oorzaken van de knelpunten zijn en wat er nodig is om te veranderen, hebt u voldoende input voor een goed actieplan.
    Bij ‘werken’ hoort verder dat u de taken en verantwoordelijkheden van medewerkers en de leidinggevende laat vastleggen (als dit nog niet is gebeurd). Dit maakt alle betrokkenen bewust van de mogelijkheden om actief met werkdruk om te gaan. Eventueel kunt u hierover ook een training of uitgebreidere themabijeenkomst organiseren. Denk ook aan de communicatie. Informeer de medewerkers over het actieplan en over de voortgang bij de uitvoering.
     
  • Waken: hebben we onze doelen bereikt en wat valt er te leren?
    Periodiek kijkt u of de doelen bereikt zijn. Ook de OR of PVT heeft haar verantwoordelijkheid op het gebied van toetsing. Vier de behaalde successen met uw medewerkers. Ga na welke maatregelen niet werkten of niet zijn uitgevoerd en waarom niet. Ga ook na of medewerkers en leidinggevenden hun verantwoordelijkheid hebben genomen bij het aanpakken en signaleren van werkdruk.
     
  • Willen (opnieuw): hoe houdt u vast wat er bereikt is?
    Op dit punt begint de beleidscyclus opnieuw met willen. Werkdruk en werkstress zijn immers onderwerpen die voortdurend aandacht vragen. Een eenmalige actie kan tijdelijk helpen, maar veel effectiever is een systematische en beleidsmatige aanpak van werkdruk en werkstress. De volgende tips kunnen u helpen om systematisch en beleidsmatig met werkdruk bezig te blijven:
    - Zorg ervoor dat u de gegevens blijft ontvangen en een goede analyse maakt.
    - Ga na of u aanvullende personeelsinstrumenten nodig hebt en zo ja, zorg er dan voor dat deze beschikbaar komen.
    - Stel in het werkoverleg de praktijkregels aan de orde (bijvoorbeeld elke maand een praktijkregel) en maak heldere afspraken over verbeterpunten.
    - In de functioneringsgesprekken vormen werkdruk en ontplooiing een vast gespreksonderwerp.
    - Neem het beleid en het actieplan rondom werkdruk en werkstress mee in de jaarlijkse planning- en controlecyclus.

Links / aan de slag
Ga na of de maatregelen en het beleid in uw organisatie aan de volgende eisen voldoen:

  • De organisatie beschikt over een actieplan of maatregelen om de werkdruk en werkstress te verminderen op basis van de analyse.
  • Er is beleid om werkdruk en werkstress te managen.
  • Het aanpakken van werkdruk en werkstress is een onderdeel van de reguliere planning- en controlecyclus.
  • Er zijn voldoende instrumenten en financiële middelen om het beleid uit te voeren.

Bron: Arbocatalogus Jeugdzorg